Prin eliminarea hârtiei, companiile pot reduce aproape de zero costurile de stocare a documentelor și pot elibera spațiu direct productiv. Prin schimbul de informații în format electronic, cu furnizorii și clienții, afacerile pot avea acces mult mai rapid la informații, în condiții de siguranță sporită, prin utilizarea criptării și a altor măsuri de securitate.
Uneori însă, procesul de renunțare la hârtie poate fi descurajator. Sunt implicate unele costurile cu noi echipamente și software, precum și costuri legate de convertirea înregistrărilor pe hârtie în fișiere electronice.
De asemenea, trebuie avute în vedere modul și momentul în care se face trecerea la biroul informatizat, modul de tratare a hârtiilor care ajung totuși în companie de la furnizori și/sau clienți, modul de a implica angajații activ în acest proces și de a-i motiva cu privire la utilizarea de noi tehnologii și sisteme.
Trecerea la un biroul electronic nu trebuie însă să fie nici dificilă și nici costisitoare. Încercați să analizați pașii descriși mai jos și adaptați elementele la specificul afacerii voastre și la nevoile voastre.
1. Fiți foarte determinați să treceți la un birou informatizat și convingeți personalul companiei să adere la această viziune, explicând avantajele pentru fiecare angajat în mod individual și ca grup și implicați-i în procesul de tranziție;
2. Verificați hardware-ul IT existent pentru a vă asigura că va putea gestiona aplicațiile adăugate;
3. Elaborați un plan de tranziție și un calendar;
4. Demarați proiectul cu un departament și apoi extindeți procesul la întreaga companie;
5. Achizitionați un abonament de arhivare electronică cu valoare legală, care să vă permită stocarea electronică a tuturor documentelor electronice, fie că sunt curente, fie că sunt oficiale;
6. Achizitionați certificate digitale calificate pentru angajații care au acces la documentele companiei. Aici găsiți detalii și avantaje conexe ale acestor certificate;
7. Selectați un sistem de management al documentelor. Cea mai facilă variantă este cea oferită de Office 365. Găsiți detalii aici.
Articolul integral se gaseste AICI!